Подписать документы от поставщика в личном кабинете

Чтобы торговать маркированными товарами, сначала нужно подписать документы от поставщика. Поставщик отправляет их вам в электронном виде, когда отгружает товар. Рассказываем, как работать с документами в личном кабинете Эвотора.

В этой статье:

Как работать с УПД

В системе маркировки используется универсальный передаточный документ (УПД). Он заменянет товарную накладную и счёт-фактуру. По УПД бухгалтер рассчитает налоги — НДС или налог по упрощёнке — а вы посчитаете количество товара и примете поставку на баланс в товароучётке. Так УПД упрощает документооборот.

УПД формирует и отправляет вам поставщик, когда привозит товар. Вы сверяете УПД с реальной поставкой. Если УПД совпадает с поставкой, вы подписываете его, а если расходится — отказываетесь и возвращаете поставщику на доработку. Когда вы подписываете УПД, «Честный знак» получает оповещение, что товар перешёл от поставщика к вам. Подписывать УПД обязательно — иначе поставщик не отгрузит товар.

Документооборот по маркировке происходит в электронном виде. Вы получаете УПД в личном кабинете оператора электронного документооборота (ЭДО) и подписываете усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).

УПД можно подписывать в личном кабинете Эвотора. Это удобно, если вы ведёте товарный учёт: когда вы подпишите УПД, Эвотор сам обновит остатки товаров — не нужно делать этого вручную. А если у вас несколько операторов ЭДО, вы будете принимать документы ото всех в одном месте — не нужно ходить по разным личным кабинетам.

Эвотор работает со следующими операторами ЭДО:

• «Такском»;
• «Калуга Астрал».

Если вашего оператора ЭДО ещё нет в этом списке, он скоро появится. Пока вы можете подписывать документы в личном кабинете оператора.

Чтобы работать с УПД, откройте «Личный кабинет» → «Документы (ЭДО)». Он появится, как только вы установите на Эвотор приложение «Маркировка».

Читайте также: Как подписывать документы от поставщика на Эвоторе

Что нужно для начала

Чтобы получать новые УПД, подписывать их или аннулировать, нужна усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).

УКЭП можно подключить либо к компьютеру, с которого вы будете заходить в личный кабинет, либо к Эвотору — тогда личный кабинет будет обращаться за подписью к смарт-терминалу. Кроме того, вы можете подписывать документы через мобильное приложение личного кабинета с телефона или планшета — тогда подпись нужно подключить к Эвотору.

В зависимости от того, какая у вас подпись и как будете с ней работать, вам понадобятся дополнительные программы — «Крипто Про» CSP 5.0, расширение «Крипто Про» для браузера и плагин «Крипто Про» для работы с УКЭП в браузере, либо приложение «Лицензия Крипто Про» на Эвотор.

Подробнее: Как выбрать подпись для маркировки и дополнительные программы

Прежде чем подписывать документы, заполните информацию о подписанте. Если будете подключать подпись к компьютеру, введите информацию в «Личный кабинет» → «Документы (ЭДО)» → «Настройки ЭДО». Если будете подключать подпись к Эвотору, сделайте это в приложении «Маркировка». Зайдите в «Маркировка» → «Настройки» → «Информация о подписанте».

Подробнее: Как ввести информацию о подписанте

Как получить новые документы

Откройте «Личный кабинет» → «Документы (ЭДО)».

Прежде чем работать с документами, обновите список. Это нужно делать в начале каждого сеанса работы.

Если в вашем личном кабинете с маркировкой работают несколько юридических лиц, выберите то, для которого хотите обновить список документов. Проверьте, что сертификат УКЭП  соответствует юридическому лицу.

Если вы зарегистрированы в нескольких системах ЭДО, выберите оператора, от которого личный кабинет получит список документов. Получение документов от всех ЭДО одним обновлением не поддерживается.

Нажмите «Обновить».

Если вы подключили УКЭП к компьютеру, «Крипто Про» попросит выбрать сертификат подписи. Выберите сертификат, с которым в регистрировались у вашего оператора ЭДО, иначе обновление закончится ошибкой.

Если вы подключили подпись к Эвотору, при первой попытке обновления документов возникнет ошибка. Нажмите «Продолжить через ЭЦП на терминале». Поставьте галочку «Запомнить выбор», если не хотите, чтобы ошибка возникала снова. Изменить эту настройку можно в разделе «Настройки ЭДО».

 

Личный кабинет сообщит об успехе и зафиксирует дату и время последнего обновления. Если у вас есть новые документы, они появятся в списке.

Если обновление закончится с ошибкой, личный кабинет объяснит, что именно пошло не так и как это можно исправить.

Как подписать документ

Открыв любой документ, вы увидите его номер, дату, информацию о поставщике, список товаров.
Здесь же можно сверить документ с фактической поставкой. Проводить сверку необязательно, но рекомендуем сделать это. Подписанные документы уйдут в «Честный знак», и вы будете отвечать за все товары, которые получили по бумагам.

Как сверить поставку

Нажмите «Подписать».

Подписывать можно документы в статусе «Новый» и «Не подписан». Статус «Не подписан» получают документы, подписание которых завершилось ошибкой, и теперь их нужно подписать заново.

Если вы подключили УКЭП к компьютеру, «Крипто Про» попросит выбрать сертификат подписи. Выберите сертификат, с которым в регистрировались у вашего оператора ЭДО, иначе обновление закончится ошибкой.

Если вы не проводили сверку, личный кабинет попросит подтвердить доверительное подписание. Нажмите «Подписать».

Готово! Вы подписали документ!

Как аннулировать документ

Если в документе что-то не так, его нужно аннулировать. Аннулировать можно документы в статусах «Новый», «На подписании», «Не подписан» или «Подписан». Аннулирование — это полная отмена документа. Поставщик должен будет создать новый исправленный документ и отправить его вам. Для аннулирования документов тоже нужна УКЭП.

Откройте документ. Нажмите «Отклонить».

Напишите сообщение поставщику с объяснением причин аннулирования. Нажмите «Аннулировать».

Документ примет статус «Ожидает аннулирования». Поставщик может либо подтвердить ваш запрос, либо отклонить его. В первом случае документ получит статус «Аннулирован», во втором — «Отказано в аннулировании».

Поставщик может прислать запрос на аннулирование вам. Он тоже должен указать причину. Документ с таким запросом получит статус «Запрос на аннулирование». Вы тоже можете подтвердить запрос или отклонить его.

Готово! Вы аннулировали документ.

Как сверить поставку

Если в документе есть маркированные товары, личный кабинет предложит сделать сверку. Это не обязательно, можно согласиться на так называемое доверительное подписание. подписывая УПД, вы отчитываетесь в «Честный знак», что получили все товары из УПД.

Чтобы провести сверку, подключите к компьютеру 2D-сканер через любой USB-порт.

С какими сканерами работает Эвотор

Начните сканировать коды маркировки. Если марки нет в УПД, личный кабинет сообщит об этом.

Если марки нет в УПД или после сверки остались неотсканированные товары, обратитесь к поставщику. Когда сверите все товары, личный кабинет предложит подписать документ.

Когда сверите поставку и подпишите УПД, личный кабинет предложет принять товары на баланс. Он свяжет товары из УПД с позициями из номенклатуры Эвотора, создаст новые позиции, если надо, и обновит остатки. Чтобы управлять товарами, перейдите в «Личный кабинет» → «Товарный учёт».

Готово! Вы сверили документ с поставкой!